Компания Optio Software разрабатывает и продает программные решения, повышающие скорость, точность, функциональность и качество процессов, связанных с организацией документооборота. Ее продукцию используют около 5 тысяч различных фирм в США, Великобритании, Франции. Штаб-квартира компании расположена в штате Джорджия. Насчитывая 170 сотрудников, Optio Software относится к категории предприятий малого и среднего бизнеса (МСБ).
Изначально телефонную связь в Optio Software обеспечивала офисная АТС Siemens, работавшая на базе решения 3Com, и компания была ею вполне довольна. Но не так давно в штаб-квартире Optio Software затеяли перепланировку, предполагавшую, в частности, перевод компьютерного зала в другое помещение. Марк Уайт (Mark White), директор Optio Software по вопросам информатизации, обратился за помощью в компанию Network Services Plus, Inc. (NSPI), которая имеет статус сертифицированного партнера Cisco. Специалисты NSPI порекомендовали ему не ограничиваться переносом старой телефонной системы и вложить средства в систему унифицированных коммуникаций Cisco. Чтобы продемонстрировать функциональные достоинства IP-технологий и системы унифицированных коммуникаций Cisco, специалисты NSPI воспользовались минивэном со смонтированным решением Cisco NOW (Network On Wheels - "Сеть на колесах"). Для демонстрации финансово-экономических выгод внедрения системы унифицированных коммуникаций Cisco они использовали инструментарий Cisco ROI (позволяет оценить будущий доход на вложенный капитал). "Тогда-то я и осознал, насколько примитивной была наша старая система, позволявшая лишь позвонить по телефону, - говорит Марк Уайт. – Система унифицированных коммуникаций Cisco предусматривает управление вызовами, что давало нам возможность повысить эффективность компании и унифицировать организацию связи во всех ее подразделениях, включая торговые представительства в Северной Америке и Европе. Убедившись в надежности унифицированных коммуникаций Cisco и в их способности подвести под будущие проекты компании солидную базу, наш генеральный директор дал добро".
"Система унифицированных коммуникаций Cisco сама по себе идеально подходит компании нашего размера, - отмечает Уайт. – Одновременно с ее внедрением мы проводили перепланировку двух этажей – это было похоже на создание абсолютно новой компании". В выходные дни, когда система унифицированных коммуникаций Cisco вводилась в эксплуатацию, 95 процентов сотрудников Optio Software переезжало с одного этажа на другой. Одновременно вводились в действие новый компьютерный зал, система электропитания, генерирующая установка и аппаратные. К понедельнику сеть была отлажена, телефоны Cisco Unified IP Phone 7941 функционировали, так что, вернувшись на работу, все сотрудники смогли без заминки возобновить выполнение своих служебных обязанностей. При этом производительность их труда не пострадала, так как за неделю до этого каждый сотрудник был обучен порядку использования новой системы телефонной связи.
"Мы – высокотехнологичная компания, и нашим сотрудникам не составило труда освоить новые телефонные аппараты и их функции, – говорит Марк Уайт. – Моим коллегам нравится, что новые устройства поддерживают разные мелодии вызывного сигнала и позволяют просматривать списки пропущенных вызовов, но особенно им пришлась по душе универсальная система обмена сообщениям Cisco Unity, которая дает возможность получать речевые сообщения через электронную почту". Самыми горячими поклонниками нового решения в компании Optio Software стали сотрудники службы технической поддержки. Система унифицированных коммуникаций Cisco сделала деятельность компании прозрачнее. Руководители теперь могут отслеживать, как обрабатываются вызовы в различных подразделениях, чтобы оптимально использовать людские ресурсы. В этом им помогают данные статистики, такие как время ожидания и количество вызовов, оставшихся без ответа. Система предоставляет информацию, необходимую для принятия всевозможных решений, например, о необходимости дополнительного обучения сотрудников, целесообразности приема на работу новых людей или проведения кадровых перестановок. Все это позволяет эффективнее использовать ресурсы компании.
"Для предприятий малого и среднего бизнеса такого рода проекты сопряжены с большими затратами, - говорит главный операционный директор NSPI Стивен Мосс (Stephen Moss). – Чтобы успешно продвигать такие технологии в сегменте МСБ, необходимо тщательно анализировать характер деятельности заказчиков и предлагать им решения, которые действительно способны сделать ее эффективнее. Мы все еще находимся на начальном этапе популяризации IP-коммуникаций, но с каждым днем они становятся все распространеннее. Предприятия, исповедующие новаторство и открытость новым технологиям, отчетливо видят преимущества системы унифицированных коммуникаций Cisco, и спрос на это решение растет".
